提高工作效率的 6 个技巧

luna1000

优秀团队的成功基于两个原则：设定目标和制定实现目标的计划。为了实现这一目标，每个人都必须制定策略，并明确如何为团队的成功做出贡献。

每个人的方法都不同。每个人都必须了解自己，知道一天中什么时候可以集 WhatsApp 号码 中注意力，哪些是主要的干扰因素，以及是否需要依赖提醒和通知来避免某些事情。

专注于目标并坚持计划，有纪律、有控制、有组织，才能有效地取得成功。

以下是一些提高工作效率的重要技巧。


分配给组织的任务

制定计划时，关键在于明确当天最重要的活动或任务，以及需要紧急完成的活动或任务。

在这种情况下，清单是一个简单但强大的工作效率工具，可以帮助您在规定的时间内完成任务。

制定清单时，首先列出你仍需完成的事情，将大任务分解成几个步骤，并设定完成的具体时间。建议每天回顾并更新清单一次，以评估你的进度。

重要的是不要计划太多，以应对不可预见的事件。

此时，每个成员都应该确定自己最高效的时间。

理想的做法是制定时间表，必要时留出足够的工作和休息时间，这样你就能获得更好、更快的结果。


实施行动计划

现在是时候规划行动了，在规定的时间内完成设定的程序，并确保重要任务不会花费超过半天的时间，而是几个小时。

设定时间限制可以提高工作效率，因为它可以更快地完成任务。因此，建议从最简单的任务开始。

完成20%的计划活动将产生80%的结果。只需完成一两项活动，就能显著推进目标的达成。因此，每个团队成员都应该弄清楚这些活动是什么，而不是去做一些效率低下、让自己忙个不停的小任务。

一个切实可行的建议是将会议时间限制在20到30分钟，而不是通过电子邮件、电话或视频会议。

一个切实可行的解决方案是将类似的会议安排在小组中，或者安排在同一时区、同一天，无论是清晨还是晚上。



团队成员之间的有效沟通

参与项目的每个人都必须明确自己的职责以及履行职责的紧迫性。

团队中的每个人都必须朝着同一个方向努力，追求同一个目标，一个人任务的完成可能是另一个人工作的起点。

虽然每个人都有自己的计划很重要，但每个人仍然需要保持持续的沟通，无论是通过企业社交媒体还是直接沟通。这不仅有助于监控自身进度，还能了解其他成员的进度。


减少干扰

持续的干扰会干扰团队的注意力，使他们无法专注于手头的任务。事实上，多任务处理效率低下。

每次你决定做其他事情时，都会浪费时间和精力，最终一切都会半途而废。最好选择一项任务，专注于它直到完成，或者按照当天的计划推进它。

例如，通过电子邮件沟通或打一个四分钟的短电话，可以让你在最方便的时间回复，从而实现你的目标。同样，除非是紧急情况，否则最好关闭通知，避免接听电话和发送消息。


使用可用的数字工具

科技让每个人都能使用各种工具和应用程序，例如 Google 日历、Google Keep、Trello、Microsoft One Note、Skype、WhatsApp 等。这些工具和应用程序方便团队成员之间的组织、管理和沟通，并监控个人和团队的成就。

因此，有效利用电子设备可以提高团队的生产力和竞争力。


休息一下

身体健康和心理健康是工作中不可忽视的两个方面，因为它们都会显著影响工作表现和效率。

因此，每个人都应该倾听身体的声音。工作负担过重，思维可能无法有效流动，导致压力或焦虑，影响注意力。

因此，最好学会如何应对压力，并进行短暂的休息，让你的身心得到休息和充电。

例如，在工作地址外散步，放松肌肉，清空思绘。同样重要的是，你不应该错过早餐或午餐，因为这些食物是度过工作日所需的能量来源。

工作效率不仅在于完成更多的工作，还在于如何正确地完成任务。了解每个任务背后的原因有助于团队判断他们所做的事情是否有助于他们更接近目标。